Mieux s’organiser dans les missions d’accueil

Comprendre l’importance de l’organisation dans la fonction accueil

• Identifier ses missions
• Clarifier les exigences et contraintes du poste
• Rendre cohérentes organisation et qualité de l’accueil
• Mieux organiser le lieu d’accueil
• Poser un diagnostic sur son environnement d’accueil : lumière, couleur, mobilier, décoration, ergonomie du poste de travail
• confidentialité
• cohérence avec les attentes des visiteurs
• Bâtir un plan d’amélioration
• Savoir l’argumenter et le mettre en œuvre

S’informer et développer son réseau interne

• Comprendre et analyser les documents existants
• Aller chercher l’information
• Savoir qui fait quoi avec précision
• Se créer des outils adaptés

Outiller la fonction accueil et téléphone

• Répertorier les numéros de téléphone utiles
• Créer une base d’information en réponse aux « FAQ » (questions les plus fréquemment posées)
• Créer des procédures claires pour pallier ses absences
• Créer les supports adaptés pour : traiter courrier et fax, gérer les demandes de coursiers, tenir les plannings des salles

Transmettre et diffuser un message fiable

• Choisir le bon média de communication
• Poser les bonnes questions
• Sélectionner les informations pertinentes
• Créer les outils adaptés à la prise de message